Văn phòng luật sư của bạn nên sử dụng loại máy chủ nào?
Các công ty luật có yêu cầu về bảo mật dữ liệu cần phải có một loại máy chủ nào đó. Hoặc ít nhất là một giải pháp lưu trữ tệp tin. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 2 phương án có thể hỗ trợ tối đa 100 người dùng dành cho các công ty luật quy mô nhỏ đến vừa:
Máy chủ tự lưu trữ hoặc máy chủ tại chỗ
Phương án này mang tính truyền thống hơn. Bạn sẽ cần thiết lập một máy chủ vật lý và điều chỉnh cấu hình sao cho phù hợp với quy mô người dùng của tổ chức. Chúng tôi khuyến nghị sử dụng bộ vi xử lý hiện đại có ít nhất 16 nhân, cùng với dung lượng RAM dồi dào nếu bạn đang vận hành bất kỳ phần mềm quản lý văn phòng luật nào như Esilaw, PClaw hoặc các phần mềm kiểu cũ. Mặc dù vậy, chúng tôi vẫn khuyến khích khách hàng sử dụng phần mềm quản lý văn phòng luật dựa trên web (Đừng nhầm lẫn giữa “dựa trên đám mây” và “dựa trên web”. Chúng tương tự nhau, nhưng không hoàn toàn giống nhau.)
Về bộ nhớ lưu trữ, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng bộ nhớ NVMe để đạt tốc độ cao vì chúng có giá thành tương đối rẻ. Tuy nhiên, nếu bạn cần dung lượng lưu trữ lớn hơn nhiều, việc sử dụng các ổ cứng thể rắn (SSD) tiêu chuẩn được cấu hình theo mảng RAID6 là hoàn toàn phù hợp, miễn là bạn có đủ IOPS. IOPS là số lượng thao tác đọc và ghi dữ liệu lên đĩa của bạn diễn ra đồng thời.
Dưới đây là cấu trúc cơ bản của một máy chủ tiêu chuẩn mà doanh nghiệp của bạn nhất định phải có:
Máy chủ vật lý: Tại thời điểm viết bài này, chúng tôi khuyến nghị sử dụng Windows Server 2025 Standard
1 máy chủ ảo đóng vai trò là bộ điều khiển miền, Active Directory và chính sách máy tính. Đây là bộ điều khiển quản lý nhóm máy tính của bạn và thiết lập các biện pháp kiểm soát nhằm ngăn người dùng thực hiện những hành động không được phép.
1 Máy chủ ứng dụng (nếu bạn đang chạy các ứng dụng) hoặc Máy chủ tệp.
Đây là nơi bạn lưu trữ tất cả các tệp làm việc và các tệp liên quan. Còn được gọi là “Ổ đĩa mạng” hoặc ổ “Z:\” như thường thấy trong các tổ chức.
Nếu bạn đang sử dụng máy chủ ứng dụng, tôi khuyên bạn nên thiết lập một máy chủ tệp riêng chỉ để lưu trữ tệp nếu số lượng người dùng của bạn vượt quá 50.
Tường lửa, bộ chuyển mạch mạng, giá đỡ máy chủ và điểm truy cập cũng là những thiết bị cần thiết cho môi trường làm việc của bạn
Việc ảo hóa các máy chủ sản xuất của bạn dưới dạng “container” là rất quan trọng. Điều này giúp việc sao lưu trở nên dễ dàng hơn và thuận tiện hơn trong việc khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố. Chúng tôi thường khuyến nghị áp dụng phương pháp sao lưu 3-2-1.
Tùy chọn 2: Mô hình lai hoặc sử dụng dịch vụ Microsoft Azure File Storage kết hợp với Azure AD
Chi phí lưu trữ đám mây đã giảm đáng kể. Ví dụ, gói lưu trữ dữ liệu 2TB tốc độ cao từ Microsoft Azure có giá khoảng 600 USD mỗi tháng. Và bạn không cần phải có tất cả các dịch vụ nêu trên. Lý do chúng tôi khuyến nghị AFS là vì nó được tích hợp sẵn trong Windows và có thể được triển khai đến các máy tính của bạn ngay khi người dùng đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 trên máy tính của họ. Gói M365 Biz Premium có giá khoảng $29–36 mỗi người dùng mỗi tháng, và rất có thể bạn đã có gói này rồi.
Để thiết lập tính năng này, bạn cần có ít nhất gói Microsoft 365 Business Premium, và tôi khuyên bạn nên tìm hiểu kỹ về toàn bộ hệ thống bảo mật mà Microsoft 365 Business Premium cung cấp, bao gồm EDR, MDR, XDR, v.v.
AFS sẽ xuất hiện trong “File Explorer” của bạn giống như bất kỳ ổ đĩa chia sẻ thông thường nào khác. Đây là một giải pháp tích hợp sẵn tuyệt vời, mang lại sự tiện lợi vượt trội và giúp bạn bắt đầu sử dụng ngay mà không cần phải quản lý phần cứng.
Cần lưu ý rằng việc dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng của Microsoft không đồng nghĩa với việc dữ liệu đó được bảo mật. Bạn vẫn cần đảm bảo rằng tất cả các máy tính của mình đều được trang bị hệ thống bảo mật, xác thực đa yếu tố và các bản sao lưu. Đúng vậy — bạn vẫn nên sao lưu dữ liệu ngay cả khi dữ liệu đó đã được lưu trữ trên nền tảng của Microsoft. Chúng tôi cung cấp nhiều giải pháp khác nhau, bao gồm các giải pháp tích hợp sẵn trên Microsoft Azure, VEEAM hoặc sử dụng các công cụ khác.
Hy vọng thông tin này sẽ giúp ích cho quý vị trong quá trình ra quyết định; hoặc quý vị có thể liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc thiết lập máy chủ mới cho văn phòng luật sư của quý vị.